顧問先への通知文・案内状には何を書くべき?個別面談との役割分担で考える

挨拶回りの進め方では、顧問先ごとに個別面談と書面・メール案内を使い分ける全体設計を扱いました。この記事では、その中の「書面・メール案内」に絞り、実際に何を書くべきか、誰の名前で出すべきかを整理します。

前提:通知文はあくまで案内であり、同意取得の手続きではない

挨拶回りの進め方で触れた通り、事業譲渡等のスキームでは顧問契約の移転自体に顧問先本人の同意が必要になるため、同意取得が必要な範囲では、通知文を送るだけで済ませず、個別の同意取得プロセスを別途進めてください。

この記事で扱うのは、①同意取得が既に完了している(あるいは合併等、包括承継で同意が不要な)顧問先への事後案内、②個別面談を行う前段階での事前案内、のいずれかとして送る通知文・案内状の中身です。

何を書くべきか

通知文に盛り込む内容は、事務所ごとの事情によって細部は変わりますが、共通して含めておきたい要素は次の通りです。

• 事実として何が変わったか:経営主体の変更(いつから、どのような形で)。事務所統合の方針をどう決めるかで決めた統合方針(フル統合型かスタンドアロン維持型か)によって、この部分の書きぶりが変わります
• 何が変わらないか:担当者、事務所名、連絡先など、継続する要素があれば明記する。変化への不安を和らげる効果があります
• 今後の連絡先・窓口:電話番号、メールアドレス、担当者名。変更がある場合は特に明確に
• 問い合わせ先:疑問点がある場合にどこに連絡すればよいか

顧問料の改定を予定している場合、その内容をこの通知文に含めるかどうかは検討が必要です。顧問料改定の記事で扱った通り、値上げは契約条件の変更であり、書面での一方的な通知だけで成立するとは限りません。改定を含める場合は、「今後ご相談させていただきたい」という協議の姿勢が伝わる書き方にし、既に決定した事実であるかのような書き方は避けてください。

誰の名前で出すか

差出人の名義は、統合方針によって選択肢が変わります。

統合方針	差出人の名義の目安
フル統合型	買い手の事務所名義、または前所長との連名
スタンドアロン維持型	前所長(既存の事務所名義)を主にしつつ、経営主体の変更を補足する形

差出人の名義は、挨拶回りで「誰が前面に立つか」という設計と揃えておく必要があります。通知文は前所長の名義で送りながら、実際の面談では買い手だけが訪問する、といった不一致があると、顧問先に混乱を与えます。

何を書かないか

通知文は簡潔さが重要です。次のような内容は、通知文には含めず、個別面談や別の機会に譲ることをおすすめします。

• なぜ譲渡することになったのか、という経緯の詳細:顧問先からの想定質問への回答例で扱った通り、経緯の説明は面談の場で、事前に固めた回答方針に沿って行う方が適切です
• 確定していない今後の方針:検討中の事項を書面で先出しすると、後から変更した際に「話が違う」という不信感につながりやすくなります
• 他の顧問先の状況に関する情報:税理士法上の守秘義務の観点からも、特定の顧問先に関する情報を他の顧問先向けの案内に含めるべきではありません

送付は、同意取得と個別面談の進み方に合わせる

同意取得が先に必要な顧問先には、その手続きの中で必要事項を伝え、既に手続きが完了している(または不要な)顧問先には、個別面談に先立って事前案内として送る、面談後に確認事項として改めて送る、といった使い分けが実務的です。挨拶回りの進め方で扱った顧問先ごとの優先順位づけと合わせて、送付順序を設計してください。

顧問先以外への案内が必要になる場合

顧問先以外への案内のうち、税理士会への登録・届出は税理士法人の登録・届出の手続きと期限で扱っています。金融機関等の取引先への案内は対象・様式が異なるため、この記事のスコープ外です。

まとめ

• 通知文・案内状は、決まったことを伝える案内であり、顧問契約の承継に必要な同意取得の手続きを代替しない
• 盛り込む内容は、事実として何が変わり何が変わらないか、今後の連絡先・問い合わせ先を中心に構成する。顧問料改定を含める場合は決定事項ではなく協議の姿勢で書く
• 差出人の名義は統合方針(フル統合型かスタンドアロン維持型か)に合わせ、挨拶回りでの役割分担と揃える
• 経緯の詳細、未確定の方針、他の顧問先に関する情報は通知文に書かず、個別面談や別の機会に譲る
• 送付タイミングは、同意取得の進み具合と個別面談のスケジュールに応じて使い分ける