挨拶回りは誰が・いつ・どの順番で回るべき?契約手続きと関係づくりは分けて考える

クロージング前後、買い手にとって最初期の重要な実務の一つが、譲り受けた事務所の顧問先への挨拶回りです。事務所統合の方針をどう決めるかで固めた統合方針を、実際に顧問先へ伝える最初の場になるため、なんとなく順番に回ればよいというものではありません。

この記事は、関係構築としての挨拶回りを「誰が・いつ・どの順番で・どんな形式で」進めるかを設計するための整理です。

前提:挨拶回りの前に、契約承継の手続きが必要

顧問先への挨拶回りは、顧問契約の承継手続きとは別の話です。事務所統合の方針をどう決めるかで触れた通り、事業譲渡等のスキームでは、顧問契約の移転自体に顧問先本人の同意が必要になります(合併等、包括承継となるスキームでは扱いが異なります)。以下で扱う「誰が・いつ・どの順番で回るか」という設計は、この契約上の手続きが完了している、あるいは少なくとも同時並行で進んでいることを前提にしています。契約手続きに必要な説明を、関係構築のための訪問スケジュールの都合で先送りしないよう注意してください。

顧問先ごとの状況(所長個人への依存度、売上規模、個別の事情等)を踏まえて優先順位を検討する場合も、これらの情報は税理士法上の守秘義務の対象です。買い手が引継ぎ資料等でこうした情報を把握できるのは、必要な同意取得と情報管理を経た範囲に限られます。

誰が回るかは、統合方針によって変わる

事務所統合の方針をどう決めるかで扱ったフル統合型・スタンドアロン維持型という統合方針によって、誰が前面に出るかの方向性は変わります。ただし、これは典型的な傾向であり、実際には顧問先ごと、統合の進み具合によって調整されるのが通常です。

• フル統合型に寄せる場合:自社の体制に一本化する方針のため、買い手が前面に立ち、新しい担当者として関係を築いていく進め方が候補になります
• スタンドアロン維持型に寄せる場合:担当者・事務所名の継続性を訴求する方針のため、既存の担当者(前所長や既存スタッフ)が前面に立ち続け、買い手は経営体制の変化を補足する立場で同席する進め方が候補になります

前所長が同行できるかどうかは、健康状態や引継ぎ期間の契約条件、前所長自身の意向によっても変わります。同行を前提に計画を立てるのではなく、どこまで協力を得られるかを事前に前所長側と擦り合わせておくことをおすすめします。

順番は、顧問先の重要度で優先順位をつける

限られた時間の中で、すべての顧問先に同じ密度で個別訪問するのは現実的でないことが多いため、優先順位を検討することになります。ただし、これは「一部の顧問先への説明を省く」という意味ではありません。契約主体の変更など、全顧問先に伝えるべき事項は共通の案内で漏れなく届けたうえで、個別面談の密度に差をつける、という整理です。

優先順位の検討材料としては、次のようなものが挙げられます(いずれも一つの軸に過ぎず、複数を組み合わせて暫定的に判断するものです)。

• 所長個人への依存度(長年の個人的信頼関係で契約が続いている度合い)
• 売上規模・収益への影響度
• 進行中の税務調査や相続案件など、対応の緊急性が高い個別事情

どんな形式で会うか・何を話すか

初回の連絡・面談形式は、対面訪問・来所・オンライン面談・書面やメールでの案内から、顧問先ごとに選ぶことになります。個別面談の必要性が高い顧問先ほど対面やオンラインでの双方向の説明が望ましい一方、それ以外の顧問先には共通の書面案内で対応するなど、使い分けが実務的です。

顧問先の区分(目安)	個別面談の必要性	初回連絡・面談形式の目安	同席者の目安
所長依存度・収益寄与・緊急性のいずれかが高い顧問先	高い	対面またはオンラインでの個別面談	買い手(前所長の同席は状況次第)
標準的な顧問先	中程度	対面・来所・オンラインのいずれか	買い手(前所長の同席は状況次第)
個別面談の必要性が相対的に低い顧問先	低い	共通の書面・メール案内	―

この区分・形式はあくまで目安です。書面・メールでの案内は、契約主体の変更等について必要な範囲を伝える初回連絡として使うものであり、顧問契約の承継に顧問先の同意が必要な場合、その同意取得手続きを代替するものではありません。

面談内容は、統合方針・今後の連絡窓口など、共通して伝えるべき事項を固定パートとして用意しつつ、顧問先固有の質問に答える時間を確保する組み立てが実務的です。顧問料を改定する場合、その内容を初回面談で伝える設計もあれば、顧問料改定の記事で扱った通り、時期をずらして改めて協議する設計もあります。

顧問先から実際に想定される質問への回答例は、こちらの記事で扱っています。

同意取得は先送りせず、個別面談は繁忙期を避ける

契約承継に必要な説明・同意取得は、業務を開始する時点までに済ませておく必要があります。一方、関係構築を目的とした個別面談の実施時期については、確定申告期など事務所全体が繁忙になる時期を避け、顧問先・自事務所双方が落ち着いて対応できる時期を選ぶ、といった調整の余地があります。

売り手側の業務との関係

挨拶回りで前所長にどこまで同行・協力してもらうかという業務の範囲は、売り手側の視点から引継ぎ期間に売り手が行う業務で扱っています。この記事は、その受け皿となる買い手側の全体設計(体制・優先順位・時期)に焦点を当てたものです。挨拶回りを通じて引き継がれる、前所長個人への信頼をどう受け取り、自分自身の信頼として積み上げていくかは、こちらの記事で扱っています。

まとめ

• 挨拶回りの前に、顧問契約の承継手続き(スキームによっては顧問先の同意)が必要になる。関係構築のための訪問スケジュールの都合で、契約上必要な説明を先送りしない
• 顧問先ごとの情報をもとに優先順位を検討する場合も、税理士法上の守秘義務を踏まえ、必要な同意取得と情報管理を経た範囲で行う
• 誰が前面に立つかは統合方針によって傾向が変わるが、実際には顧問先ごとの調整が必要
• 全顧問先への共通案内と、個別面談の密度に差をつける優先順位づけは、別の話として整理する
• 面談形式は顧問先の区分に応じて使い分け、書面・メール案内は契約承継の同意取得を代替しない
• 契約手続きの時期と、関係構築のための面談時期は分けて考える。後者は繁忙期を避ける調整の余地がある