スタッフを伴わない一部譲渡、顧問先情報の引継ぎをどう設計するか

一部譲渡では、対象の顧問先を担当していたスタッフ本人は引き継がず、顧問先ごとの同意を得て、契約だけが買い手に移る形になることが多くあります。属人的信頼の引き継ぎ方では前所長からの引継ぎを扱いましたが、一部譲渡ではこれに加えて、実際に日々対応していた担当スタッフからの引継ぎという、もう一つの情報ギャップが生じます。この記事は、その情報引継ぎをどう設計するかを整理するものです。

スタッフを動かすと、売り手側に残る事業が回らなくなる

一部の顧問先だけを切り出す取引では、担当スタッフは引き続き売り手側に残り、顧問先の契約だけが買い手に移る設計が一般的です。譲渡対象の選定基準で触れた通り、担当スタッフの分担状況が、そもそも対象範囲の切り分けやすさにも影響します。

情報引継ぎで生じる追加のギャップ

スタッフを伴わない引継ぎでは、前所長だけでなく、実務を担っていた担当スタッフが持つ情報も引き継がれないまま契約だけが移る、という状況になりやすい点に注意が必要です。前所長は経営者として顧問先との関係を把握していても、日々の記帳・入力・細かいやり取りの実態までは把握していないことがあります。

引継ぎの実務

• 元担当スタッフからのヒアリング機会の確保:顧問先の同意を得た範囲で、可能であれば、前所長経由だけでなく、元担当スタッフから直接ヒアリングする機会を設けることをおすすめします。税理士本人だけでなく、税理士業務に従事する使用人等にも税理士法上の守秘義務があり、これは退職後も及ぶとされています。ヒアリングは、引継ぎに必要な範囲に限定してください。スタッフは契約主体ではなく、協力を強制できる立場にもないため、ヒアリングの可否・範囲・時間については、売り手側とあらかじめ取り決めておく必要があります
• 記帳データ・書類の所在確認:顧問先の同意を得たうえで、紙の書類、クラウド会計ソフト上のデータの保管場所を確認し、引継ぎに必要な範囲で買い手側のアクセス権限を設定します。売り手が請求管理・記帳代行ソフトから対象顧問先分のデータを抽出して買い手に渡す際は、抽出条件の誤りによって対象外顧問先のデータが混入していないか、逆に対象顧問先の一部が漏れていないかを、双方で突き合わせて確認することをおすすめします。対象範囲の確定と、実際のデータ抽出作業との間にタイムラグがあると、この種の抽出ミスが起きやすくなります
• e-Tax・eLTAXの代理関係の再設定:表明保証条項の記事で扱った通り、代理関係の設定が整わないと、申告期限に間に合わないという実害につながります。買い手側の税理士は自身の電子証明書を使用して、税務代理権限証書の提出など、必要な代理関係の設定を顧問先ごとに行います。ここで見落とされがちなのが、e-Tax上の委任関係やメッセージ・通知先設定です。これらの切り替えを忘れると、還付通知や税務調査に関する通知など重要な連絡の一部が、代理関係が終了したはずの旧税理士側に届き続けてしまう可能性があります。対象の顧問先が多い一部譲渡では、こうした設定を顧問先ごとに一件ずつ確認・変更していく地道な作業が必要になります
• 引継ぎ資料の形式を揃える:属人的な口頭引継ぎだけに頼ると、前所長からの情報と元担当スタッフからの情報が食い違ったり、抜け漏れが生じたりしやすくなります。顧問先ごとに簡単な引継ぎシートを用意し、複数の情報源からの内容を一元化しておくことをおすすめします

売り手の事業が存続する一部譲渡ならではの側面

引継ぎ後に分からないことが出てきた場合、対象外の顧問先を担当し続ける売り手の事務所が、問い合わせる先として残っています。ただし、これを当てにして引継ぎ自体を簡略化してよいわけではありません。売り手側にも本来の業務があるため、無期限・無償の問い合わせ対応を前提にせず、引継ぎ期間に売り手が行う業務で触れられている考え方と同様、範囲・期間・連絡方法をあらかじめ取り決めておくことをおすすめします。

まとめ

• 一部譲渡では担当スタッフを伴わないことが多く、前所長だけでなく元担当スタッフが持つ情報も引き継がれないギャップが生じやすい
• 元担当スタッフからのヒアリング機会は、顧問先の同意を得た範囲・必要な限度で、売り手側とあらかじめ取り決めたうえで確保する(税理士業務の使用人等の守秘義務は退職後も及ぶ)
• 記帳データ・書類は顧問先の同意を得て引き継ぐ。e-Tax・eLTAXは買い手が自身の電子証明書で代理関係を顧問先ごとに再設定する。委任関係・通知先設定の切り替えを忘れると、重要な通知の一部が旧税理士に届き続く可能性がある
• 売り手が対象顧問先分のデータを抽出して渡す際は、対象外顧問先の混入や対象顧問先の漏れがないか、双方で突き合わせて確認する
• 口頭引継ぎだけに頼らず、顧問先ごとの引継ぎシート等で複数の情報源を一元化する
• 一部譲渡では売り手の事業が存続するため、引継ぎ後に分からないことがあれば問い合わせる先が残っている。ただし無期限・無償の対応を前提にせず、範囲・期間をあらかじめ取り決めておく