顧問先対応と記帳・入力業務、どう分担する?業務体制を可視化する

事務所統合の方針をどう決めるかで統合方針を固めたあと、合わせて検討しておきたいのが、業務体制そのものの違いです。同じ「税理士事務所」でも、顧問先対応(相談・提案等)と、記帳・入力・申告書作成といった実務をどう分担しているかは、事務所によって異なります。この記事は、譲り受けた事務所の業務体制を可視化するための整理にとどめます。組織図・権限・評価制度・具体的な移行手順の設計には踏み込みません。

「製販分離型」と「一貫担当型」という体制の違いがある

顧問先対応と、記帳・入力等の実務を別の担当者に分ける体制を「製販分離型」と呼ぶことがあります。対して、一人の担当者が顧問先対応から実務まで一貫して担う体制を、この記事では「一貫担当型」と呼びます(「製販一体」と呼ばれることもあります)。

ただし、実際の事務所の多くは、製販分離型・一貫担当型のどちらかにきれいに分かれるわけではありません。記帳・入力だけを集中処理する担当を置きつつ、決算・申告書のレビューは別の有資格者が担う、といった工程単位での部分的な分業も一般的です。二択で捉えるのではなく、どの工程が、誰によって、どの程度分担されているかを具体的に見ていく方が実態を捉えやすくなります。

体制ごとの傾向として、次のようなことが言われますが、事務所の規模や顧問先の性質によって当てはまり方は変わります。

• 製販分離型:業務ごとに専門性を高めやすい傾向がある一方、顧問先が特定の担当者と一貫した関係を築きにくくなることがあります
• 一貫担当型:顧問先との属人的な信頼関係を築きやすい傾向がある一方、担当者の負荷が業務内容によらず集中しやすく、担当者が不在・離脱した際の影響も大きくなりがちです

確認するのは、担当・レビュー体制と代替可能性

買い手側の体制と、譲り受けた事務所の体制が異なる場合、そのまま統合すると「誰が何を担うのか」が曖昧になりやすくなります。統合方法を検討する前に、まず現状を可視化しておくことをおすすめします。具体的には、次のような点を、顧問先・スタッフ単位で整理してみてください。

• 各スタッフが、顧問先対応と、記帳・入力等の実務のどちらをどの程度担っているか
• 決算・申告内容のレビューや、税務上の判断を最終的に誰が担っているか
• 特定の資格・経験を持つ人にしか担えない業務がどこにあるか。その人が不在・離脱した場合、代替できる人がいるか
• 繁忙期に業務が集中しやすい工程・担当者はどこか

この可視化は、雇用形態の見直しで扱った、業務の再配置を検討する際の土台にもなります(業務量やAI化の影響そのものは、そちらの記事で扱っています)。

統合方法の選択肢

可視化した業務体制を踏まえ、統合方法を検討します。事務所統合の方針をどう決めるかで扱ったフル統合型・スタンドアロン維持型という大きな方針に沿いつつ、この記事で可視化した工程単位でどこまで統合するかを、さらに具体的に決めていくイメージです。

• 記帳・入力等の実務だけを買い手側の体制に集約し、顧問先対応や最終レビューは既存の担当者が引き続き担う、といった工程単位の統合
• 買い手側に同種の体制が既にある場合、その体制にそのまま組み込む統合
• 既存の担当体制を大きく変えず、バックオフィスの一部だけを共有化するにとどめる統合

どの選択肢が適切かは、統合方針や、顧問先が担当者個人にどれだけ依存しているかによって変わります。

一貫担当型からの急な移行は、顧問先対応に影響する

特に、長年同じ担当者とやり取りしてきた顧問先にとって、実務の担当と相談窓口が分かれること自体が、慣れるまでの負担になり得ます。属人的な信頼の引き継ぎ方で扱った通り、属人的な信頼を土台にしてきた事務所ほど、体制変更は段階的に進めることを検討してください。

まとめ

• 顧問先対応と記帳・入力等の実務の分担体制(製販分離型・一貫担当型)は事務所によって異なり、二択ではなく工程単位での部分的な分業も一般的
• 統合方法を検討する前に、担当・レビュー体制、資格や経験への依存度、代替可能性、繁忙期のボトルネックを、担当者・顧問先単位で可視化しておく
• 統合方法は、工程単位でどこまで統合するかを、統合方針や顧問先の担当者依存度を踏まえて具体的に決めていく
• 一貫担当型から製販分離型への急激な移行は顧問先対応に影響し得るため、属人的な信頼関係が土台にある事務所ほど、段階的な移行を検討する